Ładowanie regulaminu…
Ładowanie regulaminu…
Obowiązuje od 30 maja 2026 r.
Obowiązuje od 24 października 2026 r.
Regulamin określa zasady korzystania z Serwisu internetowego https://www.kidsy.pl („Serwis”) przez Organizatorów oraz warunki świadczenia usług drogą elektroniczną przez:
Kidsy Sp. z o.o.
ul. Jana Heweliusza 11/811, 80-890 Gdańsk
KRS: 0001177758, NIP: 5833539760, REGON: 541955510, kapitał zakładowy: 50 000,00 zł
E-mail: [email protected]
Serwis umożliwia Organizatorom publikowanie oferty zajęć, produktów i Oferty urodzinowej, zarządzanie rezerwacjami, zapytaniami i klientami oraz — w zależności od planu subskrypcji — przyjmowanie płatności online od klientów końcowych (rodziców i opiekunów).
Kidsy nie jest organizatorem zajęć ani stroną umów zawieranych między Organizatorem a klientem. Kidsy udostępnia wyłącznie narzędzia technologiczne platformy. Warunki udziału klientów w zajęciach określa Regulamin ogólny oraz polityki wprowadzone przez Organizatora w Serwisie.
Regulamin stanowi umowę B2B między Usługodawcą a Organizatorem będącym przedsiębiorcą. Organizator oświadcza, że działa w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i że posiada pełną zdolność do czynności prawnych oraz uprawnienia do świadczenia oferowanych usług edukacyjnych, rekreacyjnych lub pokrewnych.
Akceptacja Regulaminu następuje przy rejestracji Konta Organizatora (zaznaczenie pola akceptacji) oraz obejmuje Załącznik A (DPA) — umowę powierzenia przetwarzania danych klientów Organizatora. Akceptacja obowiązuje także przy każdej kolejnej zmianie Regulaminu lub Załącznika A, o ile Organizator kontynuuje korzystanie z Serwisu po wejściu zmian w życie.
Punkt kontaktowy DSA (Digital Services Act): [email protected] — język obsługi: polski. Zgłoszenia treści potencjalnie nielegalnych oraz skargi dotyczące moderacji — zgodnie z §10.
Poniższe pojęcia mają znaczenie nadane im w Regulaminie:
W ramach Serwisu Kidsy świadczy na rzecz Organizatora — w zakresie wynikającym z planu subskrypcji — następujące usługi:
Kidsy może rozwijać Serwis, dodawać lub modyfikować funkcje. O istotnych zmianach wpływających na sposób korzystania z usług poinformuje Organizatora z odpowiednim wyprzedzeniem — drogą mailową lub komunikatem w Panelu Organizatora. Zmiany funkcji technicznych nie są tożsame ze zmianą Regulaminu (§11).
Usługi Kidsy nie obejmują: prowadzenia zajęć, marketingu Organizatora poza Serwisem, doradztwa prawnego, księgowego ani podatkowego, ani gwarancji określonej liczby zapisów lub przychodów Organizatora.
Rejestracja. Konto Organizatora zakładasz przez formularz rejestracji na stronie Serwisu. Podajesz m.in. nazwę firmy, dane kontaktowe, adres strony internetowej lub profilu w mediach społecznościowych oraz hasło. Akceptujesz niniejszy Regulamin i Politykę prywatności. Kidsy może weryfikować dane Organizatora przed pełnym udostępnieniem funkcji.
Wymagania techniczne. Do korzystania z Serwisu potrzebujesz urządzenia z dostępem do Internetu, aktualnej przeglądarki internetowej oraz aktywnego adresu e-mail. Organizator odpowiada za bezpieczeństwo danych logowania do Panelu Organizatora.
Plany subskrypcji (aktualny cennik: kidsy.pl/dla-organizatora/cennik):
Szczegółowy wykaz funkcji w danym planie może ulec zmianie wraz z rozwojem produktu — aktualny stan jest prezentowany w Panelu Organizatora i na stronie cennika. Brak dostępu do funkcji w planie niższym niż wymagany nie uprawnia do roszczeń odszkodowawczych; możesz w każdej chwili podnieść plan subskrypcji (§6).
Organizator zobowiązuje się podawać prawdziwe, aktualne dane firmy (w tym NIP, jeśli wymagany do fakturowania) oraz utrzymywać ofertę w stanie zgodnym z faktyczną dostępnością miejsc i cen.
Oferta i treści. Organizator samodzielnie tworzy i publikuje ogłoszenia zajęć, wydarzeń, karnetów i produktów. Odpowiada za rzetelność, aktualność, zgodność z prawem oraz posiadanie wymaganych zezwoleń, ubezpieczeń i kwalifikacji. Kidsy może odmówić publikacji, ukryć lub usunąć treści naruszające Regulamin lub prawo (§10).
Relacja z klientem. Umowa o udział w zajęciach zawierana jest między Organizatorem a klientem. Organizator ustala ceny, warunki uczestnictwa, politykę anulowania i odrabiania, dodatkowe warunki rezerwacji oraz — jeśli wymaga tego — własne zgody i oświadczenia klientów.
Rezerwacje online (Start / Pro). Klienci mogą rezerwować terminy przez Serwis lub widżet rezerwacji. Organizator może włączyć lub wyłączyć rezerwacje online dla poszczególnych zajęć, o ile plan na to pozwala. Rezerwacje mogą wymagać płatności online lub potwierdzenia przez Organizatora (przelew, BLIK bezpośrednio, gotówka) — zgodnie z ustawieniami Organizatora.
Urodziny (Free w zakresie prośby o kontakt; pełne funkcje w planach Urodziny, Start i Pro). Organizator może opublikować Ofertę urodzinową i przyjmować Zapytania o urodziny. Przybliżona cena widoczna dla Klienta jest wyliczana z cennika podanego przez Organizatora i ma charakter wyłącznie informacyjny — nie jest wiążąca ani dla Organizatora, ani dla Klienta. Wysłanie Zapytania o urodziny nie zobowiązuje Klienta do zapłaty, a Organizatora do przyjęcia rezerwacji. Szczegóły, ostateczną cenę i warunki zadatku ustalają Organizator i Klient, a umowa o organizację urodzin zawierana jest między nimi. Organizator odpowiada za aktualność cennika, dostępnych terminów i warunków prezentowanych w Ofercie urodzinowej, w tym zasad zwrotu zadatku.
Płatności Stripe Connect. Płatności kartą, BLIK-iem, Apple Pay, Google Pay itd. realizowane są przez Stripe na rzecz Organizatora. Aby przyjmować płatności online, Organizator przechodzi onboarding Stripe Connect i spełnia wymogi Stripe. Kidsy nie przechowuje środków klientów. Zwroty płatności online — zgodnie z polityką Organizatora i procedurą w Panelu Organizatora / Stripe.
Opłaty od transakcji. Kidsy nie pobiera prowizji od płatności klientów (opłata aplikacyjna Kidsy: 0%, zawsze). W ustawieniach konta Organizator wybiera, czy opłaty operatora płatności Stripe (prowizja od płatności) pokrywa klient (widoczne w podsumowaniu rezerwacji) czy Organizator (potrącane z wpływu na konto Stripe Connect).
Lista rezerwowa. Organizator może włączyć listę rezerwową przy pełnej liczbie miejsc. Po zwolnieniu miejsca Serwis wysyła powiadomienie e-mail i SMS do wszystkich zapisanych na liście rezerwowej danego terminu. Miejsce otrzymuje klient, który jako pierwszy dokończy rezerwację — zgodnie z Regulaminem ogólnym (§7). Organizator może także ręcznie wysłać powiadomienie pojedynczemu wpisowi z Panelu Organizatora.
Karnety. Organizator tworzy definicje karnetów (liczba wejść, ważność, cena) i sprzedaje je klientom przez Serwis. Organizator odpowiada za honorowanie karnetów i politykę ich wykorzystania.
Zajęcia semestralne (Pro). Organizator może tworzyć plany zapisu semestralnego z ratami, opłatą rejestracyjną, zajęciami próbnymi i wymogiem podpisania umowy przez klienta. Warunki semestru określa Organizator w ofercie.
Sklep produktów (Start / Pro). Organizator może sprzedawać m.in. vouchery, karty podarunkowe, wejściówki, zaliczki i produkty fizyczne z odbiorem u Organizatora. Realizacja voucherów odbywa się kodem QR lub PDF w Panelu Rodzica klienta.
CRM, kalendarz i obecności. Panel umożliwia przeglądanie bazy rodziców, zarządzanie terminami, rezerwacjami, frekwencją i komunikacją z klientami. Organizator odpowiada za legalność wykorzystania danych klientów w CRM (w tym wysyłkę wiadomości).
Polityki anulowania i odrabiania. Organizator konfiguruje zasady anulowania rezerwacji i odrobienia zajęć w Panelu Organizatora. Zasady są prezentowane klientowi przed zapisem. Organizator odpowiada za ich stosowanie i ewentualne zwroty poza płatnościami online obsługiwanymi przez Stripe.
Własne zgody klientów. Organizator może definiować własne zgody i oświadczenia wymagane przy rezerwacji lub zakupie (np. zgoda na wizerunek, regulamin szkoły tańca). Organizator odpowiada za treść, podstawę prawną i archiwizację tych zgód. Kidsy przechowuje je technicznie jako dowód złożenia przez klienta.
Instruktorzy (Pro). Organizator może przypisywać instruktorów do zajęć i terminów. Organizator odpowiada za osoby, którym udziela dostępu do Panelu Organizatora lub danych klientów.
Widżet rezerwacji. Organizator może osadzić widżet rezerwacji na własnej stronie. Korzystający z widżetu klienci podlegają Regulaminowi ogólnemu Serwisu. Organizator odpowiada za zgodność osadzenia widżetu z prawem (w tym cookies na stronie Organizatora).
Powiadomienia e-mail i SMS. Serwis wysyła klientom wiadomości transakcyjne i systemowe (potwierdzenia, przypomnienia, lista rezerwowa, kody logowania, powiadomienia po zajęciach, przypomnienie o wygasającym karnecie). Organizator może wysyłać także wiadomości przez panel CRM. Za treść wiadomości spoza powiadomień systemowych odpowiada Organizator.
RODO. W zakresie realizacji zajęć i obsługi klientów Organizator jest administratorem danych osobowych uczestników i opiekunów. Kidsy przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający — na podstawie Załącznika A (DPA) do niniejszego Regulaminu.
Zawarcie umowy. Umowa subskrypcji zostaje zawarta z chwilą aktywacji płatnego planu (Urodziny, Start lub Pro) — po zakończeniu procesu płatności w formularzu Stripe lub po przypisaniu planu przez Kidsy (np. w ramach programu testerskiego). Plan Free jest przypisywany automatycznie przy rejestracji i nie wymaga odrębnej opłaty.
Udostępnienie płatnego planu. Dostęp do funkcji opłaconego planu (Urodziny, Start lub Pro) Organizator otrzymuje automatycznie, od razu po zaksięgowaniu płatności (zwykle w ciągu kilku minut), nie później niż w ciągu 24 godzin od zaksięgowania środków.
Ceny i cykle. Aktualne ceny planów Urodziny, Start i Pro oraz rabat za rozliczenie roczne (−20%) podane są na stronie cennika. Ceny są cenami netto plus VAT, o ile w cenniku nie wskazano inaczej. Płatność realizowana jest przez Stripe (karta płatnicza, szybki przelew). Faktury VAT udostępniane są elektronicznie w Stripe Billing Portal lub Panelu Organizatora.
Okres próbny. Przy pierwszej subskrypcji płatnej (Urodziny, Start lub Pro) Organizator, który wcześniej nie posiadał płatnej subskrypcji, otrzymuje 30-dniowy okres próbny: planu Urodziny, jeśli wybiera plan Urodziny, albo planu Start, jeśli wybiera plan Start lub Pro. W okresie próbnym masz dostęp do funkcji tego planu bez pobierania opłaty abonamentowej. Po zakończeniu okresu próbnego subskrypcja odnawia się automatycznie i pobierana jest opłata zgodna z wybranym planem i cyklem — o ile nie anulujesz subskrypcji przed końcem okresu próbnego w Stripe Billing Portal.
Odnowienie. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny Okres rozliczeniowy, dopóki nie zostanie anulowana w Stripe Billing Portal (dostęp z Panelu Organizatora).
Zmiana planu i anulowanie. Zmiany planu, metody płatności, podgląd faktur oraz anulowanie subskrypcji dokonujesz w Stripe Billing Portal.
Po anulowaniu subskrypcji płatnej konto przechodzi na plan Free — z ograniczeniem dostępu do funkcji płatnych, przy zachowaniu profilu i opublikowanej oferty katalogowej, o ile Regulamin nie stanowi inaczej.
Eksport i dostęp do danych po rozwiązaniu. Po zakończeniu współpracy Organizator może — w terminie 30 dni od rozwiązania umowy — zwrócić się na [email protected] z prośbą o eksport danych rezerwacji i klientów w formacie ustrukturyzowanym (np. CSV). Przez 90 dni po rozwiązaniu umowy Kidsy umożliwia — na żądanie — ograniczony dostęp tylko do odczytu do Panelu Organizatora w celu pobrania danych, o ile Organizator nie naruszył Regulaminu w sposób uzasadniający natychmiastowe zablokowanie dostępu.
Kidsy może wstrzymać świadczenie usług subskrypcyjnych przy braku płatności po upływie terminu w Stripe, po uprzednim powiadomieniu Organizatora, o ile to możliwe.
Wypowiedzenie przez Organizatora. Organizator może w każdej chwili zakończyć współpracę poprzez anulowanie subskrypcji płatnej w Stripe Billing Portal (§6) oraz — jeśli chce usunąć konto — zgłoszenie na [email protected]. Usunięcie konta może wymagać wcześniejszego rozliczenia należności i eksportu danych (§6).
Wypowiedzenie przez Kidsy. Kidsy może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym lub z zachowaniem terminu wypowiedzenia — w przypadku rażącego lub powtarzającego się naruszenia Regulaminu, prawa, praw klientów lub bezpieczeństwa Serwisu, po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszenia — o ile charakter naruszenia na to pozwala.
Zawieszenie konta. Kidsy może czasowo zawiesić dostęp do Panelu Organizatora lub ukryć ofertę w katalogu w przypadku: braku płatności za subskrypcję, podejrzenia oszustwa, skarg klientów wymagających weryfikacji, naruszenia Regulaminu lub prawa. Organizator zostanie poinformowany o przyczynie zawieszenia drogą mailową, o ile przepisy lub bezpieczeństwo Serwisu na to pozwalają.
Skutki rozwiązania. Po rozwiązaniu umowy wygasa dostęp do funkcji subskrypcyjnych. Rezerwacje i płatności klientów dokonane przed rozwiązaniem pozostają w gestii Organizatora. Kidsy może zachować dane w zakresie wymaganym przepisami prawa oraz na potrzeby dochodzenia roszczeń — zgodnie z Polityką prywatności.
Reklamacje usług Kidsy. Reklamacje dotyczące działania Serwisu, Panelu Organizatora lub subskrypcji zgłaszaj na [email protected], opisując problem i dane konta. Kidsy rozpatruje reklamację w terminie do 30 dni roboczych od otrzymania kompletnego zgłoszenia i udziela odpowiedzi drogą mailową.
Reklamacje dotyczące płatności subskrypcji rozliczanych przez Stripe mogą wymagać kontaktu także ze Stripe — Kidsy pomoże w identyfikacji transakcji.
Platforma B2B (P2B). Kidsy jest platformą łączącą Organizatorów z klientami. W zakresie wynikającym z przepisów o platformach B2B (P2B):
Spory między Organizatorem a klientem co do jakości zajęć, zwrotów lub realizacji umowy rozstrzyga Organizator. Kidsy może — na żądanie strony lub organu — udostępnić dane techniczne rezerwacji w granicach prawa.
Serwis, Panel Organizatora, oprogramowanie, logotypy, układ graficzny i inne elementy platformy Kidsy podlegają ochronie prawa autorskiego i stanowią własność Usługodawcy lub jego licencjodawców. Regulamin nie przenosi na Organizatora żadnych praw do oprogramowania Kidsy.
Organizator udziela Kidsy niewyłącznej, nieodpłatnej, terytorialnie nieograniczonej licencji na publikację treści oferty (teksty, zdjęcia, ceny, harmonogramy) w Serwisie, widżecie oraz materiałach promocyjnych Serwisu — na czas publikacji oferty i przez rozsądny okres archiwizacji po jej usunięciu.
Organizator oświadcza, że posiada prawa do publikowanych materiałów, w tym wizerunków dzieci i dorosłych — za wymaganą zgodą. Organizator zwalnia Kidsy z odpowiedzialności za roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw do treści publikowanych przez Organizatora — w granicach dopuszczalnych przez prawo.
Kidsy moderuje treści publikowane w Serwisie w zakresie niezbędnym do zapewnienia zgodności z prawem, niniejszym Regulaminem i Regulaminem ogólnym — w tym usuwa lub blokuje treści nielegalne, wprowadzające w błąd, naruszające dobra osobiste lub dobre obyczaje.
Zgłoszenia treści nielegalnych. Każda osoba może zgłosić treść potencjalnie nielegalną na [email protected] lub przez formularz w Serwisie, podając: link do treści, opis naruszenia oraz — jeśli dotyczy — podstawę prawną. Kidsy rozpatruje zgłoszenie bez zbędnej zwłoki i informuje zgłaszającego o decyzji oraz możliwości odwołania.
Decyzje moderacyjne. W przypadku usunięcia treści, ukrycia oferty lub zawieszenia Konta Organizatora Kidsy przekaże Organizatorowi uzasadnienie decyzji drogą mailową — o ile przepisy lub bezpieczeństwo Serwisu na to pozwalają.
Odwołanie. Organizator może złożyć odwołanie od decyzji moderacyjnej w terminie 14 dni od otrzymania informacji o decyzji — na [email protected] lub formularzem w Panelu Organizatora. Kidsy ponownie rozpatrzy sprawę i odpowie w terminie do 14 dni roboczych.
Decyzje podejmowane są przez upoważnionych pracowników lub współpracowników Kidsy. Kidsy nie stosuje wyłącznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji mających istotny wpływ na konto Organizatora bez możliwości kontaktu z człowiekiem.
Zmiana Regulaminu. Kidsy może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana prawa, rozwój produktu, zmiana modelu rozliczeń). Nowa wersja z datą wejścia w życie zostanie opublikowana w Serwisie, a Organizator zostanie powiadomiony drogą mailową lub komunikatem w Panelu Organizatora z co najmniej 15-dniowymwyprzedzeniem — o ile charakter zmiany na to pozwala.
Jeśli Organizator nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed datą wejścia zmian w życie — poprzez anulowanie subskrypcji i zgłoszenie usunięcia konta. Dalsze korzystanie z Serwisu po dacie wejścia zmian w życie oznacza akceptację nowego Regulaminu.
Dane osobowe. Zasady przetwarzania danych Organizatora i klientów opisuje Polityka prywatności. Powierzenie przetwarzania danych klientów Organizatora reguluje Załącznik A (DPA) do niniejszego Regulaminu.
Poufność i bezpieczeństwo. Strony zobowiązują się do ochrony informacji poufnych uzyskanych w związku ze współpracą — w granicach dopuszczalnych przez prawo i potrzebę realizacji umowy.
Prawo właściwe i spory. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się prawo polskie. Spory między Usługodawcą a Organizatorem będącym przedsiębiorcą rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
Postanowienia rozdzielające. Nieważność lub niewykonalność któregokolwiek postanowienia Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych postanowień.
Niniejszy Załącznik A („Umowa powierzenia”, „DPA”) stanowi integralną część Regulaminu serwisu kidsy.pl dla organizatorów. Zawarcie umowy o korzystanie z Panelu Organizatora (rejestracja konta, akceptacja Regulaminu) oznacza jednoczesne zawarcie niniejszej Umowy powierzenia między Organizatorem a Kidsy Sp. z o.o..
Umowa implementuje wymogi art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych klientów Organizatora (rodziców, opiekunów i uczestników zajęć) na rzecz Kidsy jako podmiotu przetwarzającego.
Administrator (ADO) — Organizator, tj. przedsiębiorca korzystający z Panelu Organizatora, decydujący o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych swoich klientów i uczestników zajęć.
Procesor — Kidsy Sp. z o.o., ul. Jana Heweliusza 11/811, 80-890 Gdańsk, e-mail: [email protected].
Pozostałe pojęcia (Serwis, Panel Organizatora, Klient itd.) — zgodnie z Regulaminem dla organizatorów.
Organizator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług platformy kidsy.pl, w tym:
Umowa powierzenia obowiązuje przez cały okres korzystania z Panelu Organizatora oraz — w zakresie niezbędnym — przez okres retencji danych określony w Regulaminie, Polityce prywatności i niniejszym Załączniku.
Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane instrukcje Organizatora, w tym poprzez konfigurację w Panelu Organizatora oraz postanowienia Regulaminu — chyba że prawo UE lub państwa członkowskiego nakazuje Procesorowi inne działanie.
Kategorie osób, których dane dotyczą: rodzice i opiekunowie prawni, uczestnicy zajęć (dzieci), osoby obdarowane (vouchery), przedstawiciele Organizatora (w zakresie konta B2B — odrębnie jako klienci Kidsy, nie objęci niniejszym powierzeniem).
Kategorie danych: imię i nazwisko, e-mail, telefon, dane dziecka (imię, wiek, uwagi), dane rezerwacji i transakcji, frekwencja, treść wiadomości, treść i metadane zgód (w tym IP, User-Agent), dane techniczne sesji — w zakresie wprowadzonym przez klientów Organizatora do Serwisu.
Procesor nie wymaga od Organizatora przetwarzania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO). Jeśli Organizator zbiera takie dane (np. uwagi zdrowotne w formularzu), czyni to na własną odpowiedzialność i musi mieć właściwą podstawę prawną.
Procesor zobowiązuje się do:
Organizator upoważnia Procesora do korzystania z podprocesorów niezbędnych do świadczenia usług. Aktualna lista głównych podprocesorów:
Szersza lista (w tym narzędzia analityczne Serwisu) — w Polityce prywatności (sekcja 7). Podprocesorzy analityczni/marketingowi Serwisu (Google, Meta, Hotjar) nie przetwarzają danych klientów Organizatora z CRM poza ruchem na stronach rezerwacji i płatności — o ile nie wskazano inaczej.
Procesor poinformuje Organizatora o planowanej zmianie podprocesora (dodaniu lub zastąpieniu) z co najmniej 15-dniowym wyprzedzeniem — drogą mailową lub komunikatem w Panelu Organizatora. Organizator może w tym terminie wnieść sprzeciw z uzasadnionych powodów związanych z ochroną danych. Brak sprzeciwu oznacza akceptację zmiany. W przypadku uzasadnionego sprzeciwu Strony uzgodnią rozwiązanie (zmiana podprocesora, środki dodatkowe lub wypowiedzenie umowy).
Procesor zawiera z podprocesorami umowy zapewniające co najmniej ten sam poziom ochrony danych, jaki wynika z niniejszej Umowy.
Procesor pomaga Organizatorowi — w rozsądnym zakresie i kosztach — w realizacji obowiązków odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw), o ile żądanie dotyczy danych przetwarzanych w Panelu Organizatora.
Procesor przekaże Organizatorowi wniosek osoby, jeśli otrzyma go bezpośrednio, chyba że prawo zobowiązuje Procesora do samodzielnej odpowiedzi.
Organizator odpowiada klientom za realizację praw w zakresie własnej działalności jako ADO. Kontakt w sprawach RODO klientów: dane Organizatora w profilu lub [email protected] (pomoc Kidsy w identyfikacji konta).
Procesor stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym m.in.: szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę dostępu do systemów, uwierzytelnianie użytkowników Panelu Organizatora, logowanie zdarzeń związanych ze zgodami, kopie zapasowe, testy bezpieczeństwa w rozsądnym cyklu.
Organizator odpowiada za bezpieczeństwo danych logowania do własnego konta oraz za upoważnienia udzielane pracownikom i instruktorom w Panelu Organizatora.
Procesor niezwłocznie — nie później niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia — poinformuje Organizatora o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym danych powierzonych, jeśli może ono wiązać się z ryzykiem dla praw i wolności osób fizycznych.
Zgłoszenie obejmie — w miarę dostępności — opis charakteru naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz rekordów, prawdopodobne konsekwencje i środki zaradcze. Organizator jako ADO ocenia obowiązek zgłoszenia naruszenia do UODO i powiadomienia osób, których dane dotyczą.
Po rozwiązaniu umowy o korzystanie z Panelu Organizatora Procesor umożliwi Organizatorowi eksport danych klientów w formacie ustrukturyzowanym (np. CSV) — w terminie 30 dni od zakończenia współpracy, na żądanie na [email protected].
Przez 90 dni po rozwiązaniu Procesor może udostępnić ograniczony dostęp tylko do odczytu do Panelu Organizatora w celu pobrania danych — o ile Organizator nie naruszył Regulaminu w sposób uzasadniający natychmiastowe zablokowanie dostępu.
Po upływie powyższych terminów Procesor usunie lub zanonimizuje dane powierzone, chyba że przechowywanie jest wymagane przepisami prawa (np. rozliczalność, dochodzenie roszczeń) lub dane stanowią część logów systemowych przechowywanych przez ograniczony czas.
Audyt zgód klientów (IP, User-Agent, treść) — Procesor przechowuje przez 5 lat od złożenia zgody, na potrzeby dowodzenia zgodności z prawem.
Procesor udostępni Organizatorowi — na uzasadnione żądanie, nie częściej niż raz w roku — informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwi audyt — w formie kwestionariusza lub przeglądu dokumentacji — po uprzednim uzgodnieniu terminu i zakresu, bez naruszania bezpieczeństwa innych klientów Procesora.
Organizator może powierzyć audyt zewnętrznemu podmiotowi zobowiązanemu do zachowania poufności.
Strony ponoszą odpowiedzialność za naruszenie niniejszej Umowy powierzenia i RODO zgodnie z przepisami prawa. Procesor odpowiada za szkody wynikłe z przetwarzania wyłącznie wtedy, gdy nie wykonał obowiązków nałożonych RODO na podmioty przetwarzające lub działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Organizatora — w granicach art. 82 RODO.
Odpowiedzialność Procesora wobec Organizatora z tytułu niniejszej Umowy — łącznie z roszczeniami z okresu 12 miesięcy — jest ograniczona do wysokości opłat abonamentowych uiszczonych przez Organizatora na rzecz Procesora w ostatnich 12 miesiącach poprzedzających zdarzenie, chyba że szkoda wynikła z umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa Procesora albo ograniczenie jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów.
Zmiana niniejszego Załącznika następuje zgodnie z procedurą zmiany Regulaminu dla organizatorów. O istotnych zmianach DPA informujemy co najmniej 15 dni przed wejściem w życie — z możliwością wypowiedzenia umowy przez Organizatora przed datą wejścia tych zmian w życie.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Załącznikiem stosuje się Regulamin dla organizatorów oraz prawo polskie. Spory — zgodnie z §11 Regulaminu.
W razie sprzeczności między Regulaminem a niniejszym Załącznikiem w zakresie przetwarzania danych osobowych klientów Organizatora — postanowienia Załącznika A mają pierwszeństwo.